Être son propre patron s’accompagne de liberté et de responsabilité. L’une des responsabilités auxquelles vous serez régulièrement confronté est de prouver vos revenus. Que vous demandiez un prêt, que vous louiez un appartement ou que vous recherchiez de nouveaux clients, il est essentiel d’avoir une preuve fiable de ce que vous gagnez.
Sans un chèque de paie traditionnel, documenter les revenus en tant que pigiste, entrepreneur indépendant ou propriétaire d’une petite entreprise nécessite de la planification, de la tenue de registres et de l’organisation.
Cet article couvre tout ce dont vous avez besoin : l’importance de la preuve de revenu, les documents acceptés, la création de déclarations de revenus, l’utilisation des déclarations de revenus et des dossiers bancaires, la conservation des factures et des reçus, la rédaction d’affidavits, l’organisation de vos dossiers, le partage de conseils pour présenter les finances et l’indication de ressources utiles.
À la fin, vous aurez le contrôle de votre récit financier, prêt à montrer ce que vous gagnez et pourquoi cela vaut la peine d’être pris en considération.
Résumé rapide
Dans l’économie des petits boulots d’aujourd’hui, il est important de prouver ce que vous gagnez. Cet article explique comment constituer une documentation solide sur les revenus en tant que travailleur indépendant. Commencez par comprendre que les propriétaires, les prêteurs et les clients ont besoin d’une preuve fiable de vos revenus, même sans talons de paie traditionnels.
Vous pouvez utiliser des déclarations de revenus, des relevés bancaires, des rapports de bénéfices/pertes, des comptes de résultat et des factures. Lorsque les revenus sont irréguliers, les affidavits ou les déclarations personnelles aident à expliquer le contexte. L’organisation des dossiers propres, l’utilisation de dossiers ou d’outils numériques facilitent la vie de chacun.
Les conseils sur la présentation de votre documentation comprennent la rédaction d’une lettre de motivation, le maintien de la cohérence et l’affichage des modèles de revenus. Enfin, une liste de ressources met en évidence les logiciels, l’aide gouvernementale et le soutien de la communauté pour vous aider à bien faire les choses.
Grâce à ces outils, vous serez prêt à documenter vos gains de manière claire et en toute confiance. Que vous fassiez une demande de crédit, que vous louiez un logement ou que vous rendiez simplement votre crédibilité, de solides antécédents en matière de revenu vous distinguent.
Importance de la preuve de revenu pour les travailleurs autonomes
Pourquoi c’est crucial
La preuve du revenu est importante pour toute transaction importante. Les propriétaires veulent être rassurés sur le fait que vous pouvez payer le loyer mensuellement. Les prêteurs doivent confirmer que vous pouvez rembourser une hypothèque ou un prêt. Les clients demandent parfois des revenus antérieurs pour vérifier la stabilité de votre entreprise. En l’absence de talons de chèque de paie officiels, les travailleurs autonomes doivent s’appuyer sur des documents qui démontrent des revenus constants au fil du temps.
Impact sur les approbations
Une mauvaise preuve de revenu peut entraîner des retards ou des refus de demande. Une trace de documents faible peut signaler une instabilité, même si votre entreprise est rentable. Une documentation solide ouvre la voie à de meilleurs taux d’intérêt, à des limites de loyer plus élevées et à une crédibilité accrue auprès des clients ou des partenaires.
Documents courants acceptés comme preuve de revenu
Déclarations de revenus et annexes
La plupart des prêteurs et des propriétaires acceptent les déclarations de revenus. Ils montrent les revenus déclarés au fil du temps et révèlent les déductions commerciales. L’annexe C (formulaire 1040) ou l’annexe F pour les agriculteurs sont essentielles car elles ventilent les revenus de l’entreprise par rapport aux dépenses.
Relevés bancaires
Les relevés indiquant des dépôts cohérents donnent une vue d’ensemble des flux de trésorerie. Ils ne révèlent pas tous les détails, mais ils offrent une preuve claire des revenus qui entrent dans votre compte.
Rapports sur les résultats (P&L)
Qu’ils soient préparés personnellement ou par un comptable, les comptes de résultat détaillent les revenus bruts, les dépenses et le bénéfice net au fil du temps. Ceux-ci sont particulièrement importants lorsque votre entreprise est plus complexe.
Comptes de résultat
À l’instar d’un rapport P&L, les comptes de résultat mettent en évidence les revenus sur des périodes sélectionnées – mensuelles ou annuelles – et aident à présenter une image financière claire.
Factures et reçus
Les factures passées et les paiements des clients peuvent montrer un flux de revenus continu. Les recettes provenant de ventes ou de services confirment également que des revenus ont été gagnés.
Affidavits ou déclarations personnelles
Si vous débutez ou si vous avez des revenus irréguliers, une déclaration sous serment expliquant vos revenus et votre plan d’affaires peut aider à combler l’écart.
Création d’un compte de résultat
Étape 1 : Définissez vos règles
Choisissez si vous produisez des rapports mensuels, trimestriels ou annuels, en fonction de la demande de revenus.
Étape 2 : Indiquez votre chiffre d’affaires total
Enregistrez toutes les sources de revenus au cours de la période sélectionnée : travail avec les clients, concerts parallèles ou redevances.
Étape 3 : Soustraire les frais admissibles
Suivez les dépenses professionnelles telles que les logiciels, les déplacements, les frais de bureau à domicile et les fournitures. En les déduisant des revenus, vous obtenez votre revenu net.
Étape 4 : Calculer le bénéfice net
Les revenus moins les dépenses sont égaux à votre bénéfice net, c’est-à-dire vos gains réels après les coûts.
Étape 5 : Fournir un contexte
Ajoutez une section narrative expliquant les dépenses ponctuelles ou les augmentations de revenus. Cela permet d’instaurer la confiance et de faire preuve de transparence.
Étape 6 : Faites-le examiner
Si possible, demandez l’approbation d’un comptable ou d’un conseiller de confiance. Cela ajoute de la crédibilité à vos finances.
Utilisation des déclarations de revenus comme preuve de revenu
Pourquoi les documents fiscaux sont-ils importants ?
Les déclarations de revenus sont des documents officiels soumis au gouvernement. Ils comprennent le revenu, les déductions et même le revenu brut ajusté (AGI). Les prêteurs et les propriétaires leur font confiance parce qu’ils sont vérifiés par voie bureaucratique.
Ce qu’il faut inclure
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1040 formulaires des deux ou trois dernières années
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Annexe C ou annexe F
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Tous les horaires ajustés comme l’annexe E ou K-1, selon la structure de votre entreprise
Conseils utiles
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Incluez toutes les annexes et tous les formulaires qui reflètent vos revenus d’entreprise.
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Si votre déclaration comprend des déductions ou des pertes inhabituelles, joignez-y une explication.
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Utilisez des informations cohérentes sur toutes les sources de preuves pour établir la fiabilité.
Relevés bancaires et rapports de profits et pertes
Pourquoi les registres bancaires sont-ils importants ?
Les relevés bancaires reflètent l’argent réel qui circule dans votre compte. Ils vérifient les factures, les paiements des clients et les dépôts personnels.
Ce qu’il faut montrer
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Mettre en évidence les dépôts ou transferts liés à l’entreprise
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Combiner plusieurs comptes si vous en utilisez plusieurs pour votre entreprise
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Montrez les modèles de gains – les dépôts réguliers semblent meilleurs que les blocs incohérents.
Utilisation des relevés P&L
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Les relevés mensuels ou annuels vous permettent d’effectuer des analyses par revenus, dépenses et revenu net
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Comparez un rapport P&L à vos relevés bancaires pour confirmer l’exactitude
Facturation et reçus à titre de preuve
Factures : votre portefeuille de revenus
Maintenez des systèmes de facturation clairs. Numérotez vos factures et indiquez les dates, les informations sur le client, les montants et les services fournis. Les factures payées prouvent que le travail a été achevé et payé.
Reçus : Suivi des fonds entrants
Conservez les reçus de transformation indiquant l’argent reçu, qu’il s’agisse de transferts numériques ou d’espèces. Si vous recevez de l’argent comptant, délivrez tout de même un reçu.
Pourquoi les détails sont importants
Si quelqu’un remet en question vos revenus, avoir des factures et des reçus détaillés fait preuve de professionnalisme. Il élimine les doutes et aide à vérifier les chiffres sur les formulaires fiscaux ou les rapports P&L.
Affidavits et déclarations personnelles
Quand vous en avez besoin
Les affidavits sont utiles lorsque vous êtes nouveau, que vous sous-utilisez vos revenus ou que vous avez un travail irrégulier. Ils comblent les lacunes de la documentation.
Rédiger une déclaration forte
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Indiquez clairement votre nom, le nom et la structure de votre entreprise, le temps passé en affaires et vos principales sources de revenus
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Estimez vos revenus mensuels, étayés par des devis, des contrats ou des factures
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Signez et datez le document, éventuellement avec un notaire pour plus de crédibilité
Organisation de vos dossiers financiers
Utiliser les outils numériques
Les logiciels de comptabilité comme QuickBooks, Wave ou FreshBooks permettent de catégoriser les dépenses, de générer une facturation et de produire des rapports P&L.
Tenir un système de classement
Divisez les documents en dossiers – pour les impôts, les relevés bancaires, les reçus et les factures. Il est ainsi facile de trouver des preuves lorsque vous en avez besoin.
Conservez les registres pendant la période requise
La plupart des lignes directrices recommandent de conserver les déclarations de revenus et les documents connexes pendant au moins trois à sept ans. Certains prêteurs peuvent demander des périodes plus longues.
Sauvegardez tout
Stockez les sauvegardes numériques à l’aide de services cloud et envisagez des copies physiques dans un coffre-fort résistant au feu.
Conseils pour présenter vos documents sur le revenu
Soyez transparent et honnête
La cohérence est vitale. Assurez-vous que les numéros correspondent dans tous les documents, de votre compte de résultat aux déclarations fiscales et aux relevés bancaires.
Préparez une lettre de motivation
Rédigez une lettre d’une page expliquant les documents que vous soumettez, la période qu’ils couvrent et toute situation financière inhabituelle.
Mettre en évidence les motifs
Montrez les paiements récurrents sur les factures, les dépôts répétés à la banque et les marges bénéficiaires stables dans le temps.
Gardez-le propre et professionnel
Utilisez des polices propres et des mises en page organisées. Vérifiez s’il y a des fautes de frappe. Quelqu’un qui examine votre dossier ne devrait pas trouver de confusion.
Ressources pour les travailleurs autonomes
Outils en ligne
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QuickBooks, FreshBooks, Wave : logiciels de comptabilité et de facturation
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Mint ou YNAB : budgétisation et suivi des finances personnelles/professionnelles
Ressources gouvernementales et à but non lucratif
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SBA (Small Business Administration) : aide à la gestion financière et à la documentation
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Mentors SCORE : des bénévoles qui aident les entrepreneurs dans leurs finances et leur planification
Communautés de freelances
Les forums en ligne (comme r/freelance sur Reddit), les groupes Facebook et les communautés Slack offrent des conseils par les pairs sur la structuration des finances et le traitement des demandes de preuve de revenu.
Aide professionnelle
Consultez des comptables ou des conseillers fiscaux, surtout si vous avez besoin de données financières vérifiées, si vous avez plusieurs sources de revenus ou si vous dirigez une entreprise en pleine croissance.
